02543 595 068

[wbcr_php_snippet id="1325"]

[wbcr_php_snippet id="1329"]

QUY TRÌNH MUA SẮM

  1. MỤC ĐÍCH, PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

1.1. Mục đích

Quy trình này quy định trình tự, thủ tục, nội dung, cách thức kiểm soát quá trình mua sắm đạt được yêu cầu chất lượng đầu vào và trách nhiệm thực hiện công tác mua sắm vật tư hàng hóa để phục vụ cho các hoạt động của chung cư, nhằm đảm bảo việc mua sắm được thực hiện một cách có hệ thống, chặt chẽ, đúng trình tự, thủ tục theo các qui định hiện hành của Nhà nước, đáp ứng được yêu cầu chất lượng, tiến độ thực hiện việc mua sắm.

1.2. Phạm vi

Quy trình này áp dụng cho các hoạt động mua sắm hàng hóa và thuê dịch vụ tại chung cư để tiến hành đánh giá lựa chọn nhà cung cấp, các thủ tục mua sắm, giao nhận, và kiểm tra trang thiết bị mua về, bao gồm: Tài sản cố định và công cụ dụng cụ lâu bền; Thiết bị vật tư văn phòng, hàng hóa và các dịch vụ khác.

1.3. Đối tượng áp dụng

  • Người đại diện/cán bộ phụ trách thiết bị vật tư của chung cư (ban quản lý và ban quản trị) và người phụ trách thiết bị vật tư của các đơn vị liên quan.
  • Các Công ty cung cấp thiết bị vật tư khuyến khích áp dụng Quy trình này.
  1. NỘI DUNG MUA SẮM HÀNG HÓA VÀ THUÊ DỊCH VỤ
    2.1. Qui định chung
  • Đối với thiết bị vật tư, hàng hóa, dịch vụ có giá trị trên 5 triệu đồng trở lên thì phải tiến hành lập Hợp đồng kinh tế và nêu rõ yêu cầu đối với Thiết bị vật tư, hàng hóa, dịch vụ đặt mua.
  • Đối với thiết bị vật tư, hàng hóa có giá trị dưới 5 triệu đồng: Dựa trên các yêu cầu cung cấp theo Báo giá của các đơn vị.
  • Tất cả các thiết bị vật tư, hàng hóa của các đơn vị có cùng chủng loại phải mua sắm tập trung, không được tách nhỏ để tổ chức mua sắm riêng lẻ từng chiếc, từng cái.
  • Thống kê thiết bị vật tư, hàng hóa định kỳ 1 năm một lần, cán bộ phụ trách thiết bị vật tư tiến hành kiểm kê tài sản, đánh giá lại tài sản và tìm kiếm thêm các nhà cung cấp theo cách thức trên và trình ban quản trị xem xét tiến hành ký lại Hợp mua sắm khi cần thiết.
    2.2. Sơ đồ quá trình mua sắm Thiết bị vật tư, hàng hóa

* Mô tả sơ đồ quá trình mua hàng sắm thiết bị vật tư, hàng hóa

2.1. Tiếp nhận Phiếu yêu cầu mua sắm thiết bị vật tư, văn phòng

Khi có nhu cầu mua sắm thiết bị vật tư, hàng hóa các hạng mục, thiết bị. ban quản lý sẽ lên kế hoạch chi tiết các thiệt bị vật tư cần mua để trình ban quản trị phê duyệt

2.2. Tổng hợp, Đề nghị mua sắm

  • Sau khi nhận được bảng kê chi tiết các thiết bị cần mua ban quản trị có trách nhiệm phê duyệt yêu cầu từ ban quản lý
  • Sau khi ban quản trị phê duyệt các thiết bị, vật tư hàng hóa cần mua, ban quản lý tìm kiếm, lên danh sách các báo giá của nhà cung cấp gửi, nhưng tối thiểu phải có 03 nhà cung cấp đưa vào danh sách lựa chọn và chuyển cho ban quản trị đánh giá lựa chọn nhà cung cấp để tìm ra những nhà cung cấp đảm bảo được 3 yêu cầu: tiến độ; chất lượng; giá cả. Nếu không đủ 3 nhà cung cấp phải được Ban quản trị chấp thuận.
  • Tiêu chuẩn lựa chọn:
  • Đảm bảo chất lượng và các thông số kỹ thuật của bên mua đề ra.

+  Giá cả hợp lý. Trường hợp giá của các nhà cung cấp bằng nhau thì nhà cung cấp nào có chất lượng tốt hơn sẽ được lựa chọn.

  • Tiến độ giao hàng đúng thời gian bên mua quy định.
  • Đảm bảo uy tín, dịch vụ sau bán tốt.

2.3. Phê duyệt

  • Căn cứ vào các báo giá của các nhà cung cấp bên ban quản trị có trách nhiệm phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp hợp lý nhất

2.4. Ký kết hợp đồng

Căn cứ vào Quyết định đã được phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp hai bên tiến hàng thương thảo và ký kết hợp đồng mua sắm vật tư thiết bị hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Tùy tính chất hợp đồng để cử người làm đại diện thực hiện hợp đồng. Người được giao thực hiện hợp đồng tiến hành đặt hàng theo kế hoạch đã ký kết.

2.5. Kiểm tra, nhận hàng

  • Phụ trách thiết bị vật tư có nhu cầu trực tiếp kiểm tra số lượng, chất lượng hàng theo như Hợp đồng đã ký và yêu cầu khi đặt hàng. Nếu không đạt thì sẽ từ chối nhận hàng. Lập biên bản bàn giao giữa hai bên để làm cơ sở nhập kho.
  • Những lỗi của nhà cung cấp không đạt yêu cầu từ chối không nhận (trả nhà cung cấp). Những nhà cung cấp không thực hiện đầy đủ theo yêu cầu của bên mua sẽ bị từ chối từ những lần mua trang thiết bị vật tư, văn phòng tiếp theo.

2.6. Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

  • Thiết bị vật tư, hàng hóa được nhà cung cấp bàn giao đầy đủ, người được cử đại diện thực hiện hợp đồng làm các thủ tục: Nhập Xuất đối với công cụ dụng cụ, tài sản cố định , Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng.

2.7. Thanh toán

Tập hợp tất cả giấy tờ liên quan: Báo giá, Hợp đồng mua bán, Hoá đơn tài chính, Biên bản bàn giao (nếu có), phiếu nhập xuất kho, Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đống kèm theo Giấy đề nghị thanh toán chuyển cho Bộ phận Tài chính Kế toán để tiến hành thanh quyết toán.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *